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来源:国外网站推荐 收录时间:2017-05-16

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Notion 是由旧金山的一个团队开发的把文件、任务、知识库无缝衔接在一起的全新内日整理工具,它结合笔记、资料库以及专案管理软体等功能,让团队协作能够在一个平台上完成。

Notion

你可以说他是一个笔记工具,他确实能胜任图文笔记的各种排版整理。你也可以说他是一个Wiki知识库,他也确实具备资料互连和阶层目录的组织弹性。你还能说他是专案管理软体,因为他也有任务清单、团队讨论等功能,甚至可以做出Trello那样的看板流程管理。

他想要解决的是专案团队里一大堆文件档案却无法跟流程整合管理的难题,他想要破除的是文件格式与资料夹分类,让内容更能呼应真实工作任务需要的弹性。

他想像一个工作或生活的专案计画开始时,如何从一些零散任务、初期资料的收集,慢慢整合成一个有逻辑、有组织、有时程的资料库的过程,并且提供了一个工具,让你,或是你的团队,可以在这一个工具上「把专案重新高效率的组合起来」,这个工具,就是「Notion」。

是的,这个想像,也正是我喜欢用Evernote组织专案的原因,我在之前这篇文章中就有分享过这样的流程:「琐碎任务的工作流重整:我如何用Evernote专案管理」,而「Notion」的架构我认为也隐含这文章里提到的专案建构流程:收集、整合、关联、排程、检讨、专注。

如果从这样的概念下去理解「Notion」,或许就能破解他极度「简化」但又极度「破格」的介面功能下,那初次使用可能难以理解,但更深入应用就会深得你心的奥妙。

「Notion」值得慢慢摸索,但其功能之细,又可以写出好几篇幅的介绍,为了呼应其「简化与破格」的精神,这篇文章我不深入介绍每个功能步骤操作(那会写上上万字都写不完),所以我打算用「三个Notion的核心精神」带你认识他。

一、文件不再是文件,而是可自由重组的内容

首先,我们可以先把「Notion」理解成一个文件编辑平台,或者当作一个类似Evernote的云端笔记库,上面所有的内容都是可编辑而来的,即使是待办任务、专案流程,或是你要做一个行事历,也都可以自己排版编辑而来,并非有像「待办清单App」那样的专门管理系统。

但是「Notion」和Google Docs,或者和Dropbox Paper、Quip又有不同,因为「Notion」的概念不是传统的一篇一篇文件,也不是一个一个档案,而是一个「Wiki大资料库」:里面是随时可以打散、可以重组的各种「内容区块」。方便我们根据专案需求,随时重新组合新的专案管理方式。

当我们要在文件(Page)中新增内容时,就会发现这不是一张白纸或一则空白笔记,而是一个组合各种内容区块(Content Block)的平台而已。编辑时,我们可以从右方弹出的各种内容区块(Content Block),拖曳想要插入的格式(纯文字、标题、清单、任务、阶层选单、网页、图片、影音嵌入等等),在文件中插入各种区块,组合成我们需要的内容。

因为专案随时都在改变,而插入的各种内容区块(Content Block)也可以随时调整位置,甚至换到其他的文件(Page)当中,因应专案的调整,所有内容都能调整,并非是固定的一篇报告而已。

二、打破资料夹分类,建立Wiki资料库

而所有建立的内容区块(Content Block)排版在各个文件(Page)当中,文件(Page)又可以组织成树状大纲目录,并且建立类似维基百科的互相连结系统。

这样的整理方式,还是要实际体验看看才知道,所以欢迎打开「电脑玩物工作平台」连结,这是我用「Notion」建立的一个示范专案资料库,你可以体验看看他的整理与排版效果。

你可以看到所有内容可以被树状大纲层层分类,但是又不限制于资料夹,可以让每个文件版面彼此互连,方便工作者随时找到需要的资料。更重要的是,在我的编辑端,我可以随时移动文件的位置,甚至移动内容区块(Content Block)的位置,随时建立连结,更像是在一个Wiki 资料库中做专案整理,但他的操作又更亲切易用许多。

三、团队合作讨论,建立任务待办清单

「Notion」的内容区块(Content Block)中,也包含了建立各种任务的格式,经过简单的编排,甚至可以自己排版出类似Trello的专案管理版面,这是「Notion」的另一种自由的体现。

每个团队的专案都会有自己的样子,而「Notion」可以透过内容、文件、知识库的方式,把你的专案组织成你想要的样子。而且也可以协同合作,当多人合作时,可以插入「讨论」、「人员」等内容区块,来进行专案的沟通或任务的指派。

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